商务英语书信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易时所使用的通信,英语书信格式与称谓的差异。在美国,常用Business writing,它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异,比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。
英国书信保守,美国书信有活力。
英国书信较为保守,许多英国人喜欢用老式书信体,用词较为正式刻板,而美国书信语言非常生气、有活力,格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时,要使用标准式英语Queens English;如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时,就要用美国英语。当然,英国式的语言文化近年来也有变化,但总体来说,两者间的差异是很明显的。
一般书信可分为称呼、正文、结尾、署名、日期五个部分,每个部分都有一定的格式。
(1)称呼。根据自己和收信人的关系,平时怎么称呼,在信中就怎么写。如给爸爸写信,称呼就写爸爸;写信给老师、同学的信,称呼就写*老师、**同学。称呼要从第一行顶格写起。称呼后面要加冒号(:),表示下面有话要说。
(2)正文。这是信的主要部分。写信人要说的话都写在这里。正文的开头空两格,通常先写问候的话。如果是回信,先要写明来信收到,并对来信中提及的问题或要求办理的事情作出回答。如果写的事情较多,可以分段写,一件事情写一段。每段起行空两格,转折顶格。
(3)结尾。结尾可根据写信人跟随收信人的关系和具体情况,写上表示祝愿,勉励或敬意的祝颂语。如此致敬礼、祝你健康等等。祝愿语一般分两行写。以此致敬礼为例,此致可以紧接正文之后写,也可以另起一行空两格写,敬礼则一定要另起一行顶格写。
(4)署名。在结尾的再下一行的后半行写自己的名字,署名的前面也可以写上跟随对方相应的称呼,如儿、弟、学生等等。
(5)日期。可以写在署名的后面,也可以写在署名下一行的后半行。最报写清年月日,以便查考。
此外,如果信已经写完,又发现内容有遗漏,或某件事叙述不够全面时,在信的后面还可以补写。但是在补写的话前面要加上还有、另外、再;或在后面加上又及等字样。
信写好了,要寄出去,还必须要有信封。现在的标准信封是横写的。信封上面写惧人的邮政编码、收信人地址;中间写收信人的姓名;下面写寄信人的地址、姓氏及邮政编码。
Dear professor Jackson:
I am indeed very sorry that I missed the examination you gave on Moby-Dick last Wednesday. I feel badly about it and want you to know what happened.
On my way to class that day,I had a flat tire,and I had to go with the mechanic when he repaired it. It took me more than one hour to get it done. A copy of the bill is enclosed.
I sincerely hope you can accept my apologies and understand my situation. I would appreciate your allowing me to take a make up examination. I will come to your office during your office hour on Monday to discuss this possibility with you. Once again,Im sorry fro any inconvenience caused.
Sincerely yours.
商业英文书信,一般都要求用打字机或电脑整齐地打印,左边各行开头垂直的,称为垂直式或齐头式(Block style),美国常用这种格式;每段的`第一个词缩进去,称为缩进式或锯齿式(indented style),英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线,这种格式,在极度尊重工作效率的美国公司,已普遍采用,其它英语写作《英语书信格式与称谓的差异》。正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、的职务及地址,称为信内地址(Inside address)。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分,垂直式和称美国式将各行并列,缩进式或称英国式将各行依次退缩。
亲爱的黄老师:
每当我看到家里那棵蒲公英眼眶里忍不住滴下了几滴晶莹剔透的泪珠,在这多姿多彩的世界里,还多了我小声的哭泣。老师,我马上就要像那蒲公英离开根妈妈一样离开您了。我听见同学们都说:“现在都愿意离开这个充满童真的校园”,其实在他们心中都是一百个不愿意离开的。
记的那时您刚刚当我们的班主任时我只有八岁,我高兴的拉着爸爸的手来到了那一个明亮而又陌生的教室,看着那一个个陌生的面孔,过了一两分钟,我看到了一个深邃的脸高兴极了,那不是和我梦中的老师一样的和蔼慈祥吗?我便开始了与她朝夕相处的学习生活。
原来,其实我学习并不好,语文需要老爸,数学也少不了老爸去讲解,当我有幸成为您的学生时,我便喜欢上了您那种特殊的教法,语文和以前相比,大大的提高。
那时我上一年级时,听见大舅对爸爸说,孩子学习不好,该换一换老师了,我给孩子那钱让孩子上个好学校。我一下子闯进去说:汉杰小学那么大,我就不信找不到一个好老师,一年过去了,两年过去了,三年过去了,到了四年级我遇到了您,也特别的喜欢语文,语文成级也提高了,当我拿着那一张光荣的奖状给大舅看,大舅说:孩子,“大舅输了,老师是好样的,你也要好好学。我想您听了大舅的话,您一定很高兴吧?我也很高兴,因为我找到了一位好老师。
老师三年了,一个个春夏秋冬的离去。给我们相处快要画上了一个句号。老师希望那您能记住我,能让我天真的笑脸在你心中永远绽放。
夜静了,我望着那棵蒲公英,眼眶里忍不住地下了几滴泪珠,不禁想起龚自珍那句诗:落红不是无情物,化作春泥更护花。
祝您
笑口常开
您的花朵:XX
Dear David,
Im glad youll come to Beijing to learn Chinese。 Chinese is very useful, and many foreigners are learning it now。 Its difficult for you because its quite different from English。 You have to remember as many Chinese words as possible。 Its also important to do some reading and writing。 You can watch TV and listen to the radio to practise your listening。 Do your best to talk with people in Chinese。 You can learn Chinese not only from books but also from people around you。 If you have any questions, please ask me。 Im sure youll learn Chinese well。
Hope to see you soon in Beijing。
Yours,
Wang Ming
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